Historie van de verhuizing

Verhuizing Tennispark Tennisvereniging Van Polanen.

 

 

Het was woensdag 08 november 2006, dat onze secretaresse gebeld werd door Joost Frijters van de Gemeente Moerdijk. De volgende dag zou er een stukje in BN/de Stem geplaatst worden waarin werd aangekondigd, dat er een startnotitie aan de Gemeenteraad voorgelegd werd in december 2006 over een eventuele verplaatsing van ons tennispark naar de Molenvliet. Hoewel geheel onverwacht was het uiterst correct, dat de Gemeente ons telefonisch op de hoogte bracht. Een aantal jaren geleden was er al sprake van een eventuele verplaatsing, maar deze plannen waren toen de ijskast ingeschoven. Hierna ging e.e.a. snel en de berichtgeving volgde elkaar snel op. De gemeenteraad nam op 14 december 2006 het besluit om de verplaatsing te onderzoeken. Inmiddels waren wij op de hoogte, dat het ook de Korfbalvereniging DSO betrof en de Oranjegarde. Na intern beraad is toen besloten om met het bestuur van DSO contact te zoeken om te bezien of het mogelijk was om samen op te trekken. Een vergadering werd belegd en zoals verwacht waren beide besturen enthousiast. Vanzelfsprekend hebben wij dit aan de Gemeente Moerdijk laten weten en deze waren eveneens enthousiast.
 
 
 
Op 5 februari 2007 vond een eerste verkennende bespreking plaats op het gemeentehuis, waarbij aanwezig waren wethouder Marjolein de Wit, Mevrouw Mireille de Groot en de heer Joost Frijters van de Gemeente alsmede de besturen van DSO en onze vereniging. Tijdens die vergadering heeft de gemeente ons ingelicht over de ophanden zijnde plannen met ons terrein en over de mogelijkheden en onmogelijkheden.
In die vergadering is er alleen maar gebrainstormd en zijn er geen besluiten genomen. Alles lag nog open. Op 1 maart 2007 vond er een vervolgoverleg plaats waarbij een inventarisatie werd gemaakt van wat de verenigingen bezitten en summier de extra wensen op de huidige locatie. Gemeente zegde toe om e.e.a. in kaart te gaan brengen en de diverse opties uit te werken. Inmiddels was ook de voetbal vereniging VVK in beeld gekomen. De voorzitter van deze vereniging heeft ons benaderd over hun gesprekken met de gemeente en als besturen hebben wij besloten om ook met hen om de tafel te gaan. Op 24 mei 2007 hebben wij een gesprek gehad met het bestuur van VVK en zijn tot de conclusie gekomen om gedrieën op te trekken. Dit hebben wij de andere dag aan de gemeente laten weten. Na nog eenmaal tussentijds met de gemeente vergaderd te hebben over 3 opties is afgesproken, dat eind augustus 2007 een uitgewerkt plan vanuit de gemeente op tafel zou liggen. Na alle opties intern te hebben besproken, bleef uiteindelijk maar 1 serieuze optie over voor onze vereniging, evenals voor DSO. Ook VVK kon zich in grote lijnen vinden in het aanbod van de gemeente. Afgesproken werd om in oktober de verplaatsingsoptie voor te leggen aan alle ledenvergaderingen. Op 04 oktober 2007 hebben wij een bijzondere algemene ledenvergadering gehouden waarbij er een grote opkomst te verwelkomen was. Alle 3 de opties zijn via powerpoint presentatie aan de leden voorgelegd. Na discussie is unaniem besloten om voor optie 3 te kiezen t.w. verplaatsing van ons tennispark naar de Molenvliet. Onze vereniging krijgt daar de beschikking over 4 all weather banen en een nieuw paviljoen. Ook een oefenhoek zal niet ontbreken. Vanuit de zijde van DSO en VVK kwamen ook positieve geluiden, zodat de gemeente met de voorbereiding kon beginnen. Op 13 december 2007 zou het voorstel compleet aan de gemeenteraad worden voorgelegd ter besluitvorming.
 
Verheugend was het telefoontje, dat de gemeenteraad nagenoeg zonder problemen de plannen goedkeurde. De enige voorwaarde was, dat er voor de oranjegarde een geschikte locatie werd gevonden.
 
Na overleg met DSO en VVK is besloten om voorlopig alleen de onderhandelingen met de Gemeente in te gaan. De belangen zijn divers maar alledrie hadden we een goed gevoel overgehouden aan de samenwerking. Dit is belangrijk omdat we elkaar in de toekomst zeker weer nodig zullen hebben. Afspraken zijn hierover al gemaakt.
 
Op 21 januari 2008 hebben wij als bestuur weer met de gemeente gesproken en hebben onze wensen neergelegd. Afgesproken dat de gemeente op zoek zou gaan naar een architect en dat wij de leden zullen informeren. De algemene ledenvergadering van 24 januari 2008 werd gebruikt om aan de leden te vragen om mee te denken en deel te nemen in een aantal commissie waaronder een bouwcommissie. Hieraan werd fors gevolg gegeven. Ook werden er nog ideeën aangedragen die wij als bouwcommissie mee zouden nemen.
 
Woensdag 20 februari 2008 was een gedenkwaardige dag. De architect werd gepresenteerd. Voor ons zeker geen onbekende: Bouwkundig adviesburo Den Hollander uit Klundert. Met de bouwcommissie, gemeente en het architectenburo zijn nogmaals onze eisen en wensen doorgesproken, alsmede het tijdspad. Gezien de wijzigingen die per 1 juli 2008 van kracht worden was enige haast geboden. De architect zegde toe om uiterlijk 13 maart 2008, zijnde de vervolgvergadering, met een voorstel te komen.
 
Vol verwachting waren wij als bouwcommissie naar de vergadering van 13 maart gegaan. Het door de heer den Hollander gepresenteerde schetsontwerp viel in goede aarde. We waren gelijk enthousiast over de opzet. Nagenoeg al onze wensen en voorwaarden waren verwerkt. Na toelichting en nog enkele kleine aanpassingen werd afgesproken om op 03 april 2008 de plannen en tekeningen voor te leggen aan een extra te houden algemene ledenvergadering.
 
Inmiddels is deze vergadering geweest en de aanwezige leden waren –evenals bestuur en commissies- enthousiast over het ontwerp en de inrichting. Na het beantwoorden van de vele vragen ging de vergadering unaniem en onder luid applaus akkoord met het ontwerp. Het ontwerp zal verder worden uitgewerkt en de bouwvergunning zal worden aangevraagd. Ook werd die avond aan de leden gevraagd om mee te (gaan) denken. Verplaatsing is geen zaak van Bestuur of enkele leden, maar gaat de gehele vereniging aan. Gelukkig werden velen enthousiast en gaven zich op voor de diverse nog in te richten commissies.
 
Nadat het ontwerp voorzien was van de nodige aanpassingen ging alles voortvarend. De bouwvergunning werd aangevraagd en alle andere zaken rondom de verplaatsing. Dit alles geschiedde buiten ons om. Wij als vereniging kregen andere zaken aan ons hoofd. Bij een verplaatsing kom er meer kijken dan een goed plan en een mooie nieuwe situatieschets. Besloten werd om een vergadering uit te schrijven waarbij allen die zich eerder hebben opgegeven werden uitgenodigd. Nagenoeg een ieder was 29 mei 2008 aanwezig. Besloten werd toen om grofweg 4 commissies in het leven te roepen t.w. de bouwcommissie, de baancommissie, de interieurcommissie en de parkcommissie.
 
De taken werden verdeeld en een ieder wist in grote lijnen wat hen te doen stond. Besloten werd ook, dat het bestuur zich zou bezig houden met de grote lijnen en de coördinatie van de vele zaken.
 
Met name de inhoud van de overeenkomst met de gemeente en de invulling van het park alsmede de vastlegging was cruciaal. Niet allen voor dat moment maar zeker ook wanneer de bouw werkelijk zou starten. Belangrijk verder op dat moment was dat een ieder wist wat er te doen stond en wie er aanspreekpunt was.
 
Als 1ste ging de baancommissie aan het werk en testte een aantal tennisbanen. Onder leiding van Rob van de Griend sr. werd er in verschillende samenstelling getennist op verschillende ondergrond. Een ieder kon zijn of haar mening geven en uiteindelijk stelde de commissie voor om smashcourt te kiezen als nieuwe ondergrond. Dit advies werd overgenomen en doorgespeeld naar de gemeente die hiermee aan het werk kon. Inmiddels was het bestuur in gesprek over de invulling van het technisch plan en de verplaatsingsovereenkomst. Een groot aantal leden hebben suggesties aangedragen voor de inrichting van ons nieuwe park en deze zijn besproken en/of opgenomen in de latere definitieve versie.
 
In oktober 2008 is het definitieve technisch plan vastgesteld door de gemeente, de architect en onze vereniging zodat de gemeente met de aanbesteding van het park kon beginnen. In november 2008 hebben wij als bestuur de verplaatsingsovereenkomst getekend, waarna de verplaatsing onherroepelijk werd.
 
Na de formele procedure is uiteindelijk gestart met de aanleg. De grond werd bouwrijp gemaakt en de eerste paal werd geslagen. Om feeling te houden met de voortgang van de bouw besloten wij om een lid van onze vereniging te vragen om de bouwvergaderingen bij te wonen. Geert van Zuilekom was hiertoe bereid en Hans Heere werd zijn vervanger. Hierdoor bleven wij als vereniging op de hoogte en waren de lijnen kort. Ook werd afgesproken om regelmatig in de nieuwsbrief en/of ons clubblad de voortgang te rapporteren.
Op 18 februari 2009 waren wij als vereniging van mening, dat de communicatie wel erg beperkt was en hebben toen met de gemeente en de architect een groot aantal zaken doorgesproken. Met name welke rol hebben wij in het bouwtraject, wie is aanspreekpunt, wat kunnen we nog inbrengen en meer van dat soort vragen. Het was een verhelderende vergadering en na de bijeenkomst was voor een ieder duidelijk wat van hem of haar verwacht zou worden.
 
Inmiddels was bekend geworden wie de bouw van ons nieuwe paviljoen ging doen en wie de aanleg van de banen. De bouw ging van start en vorderde –mede door het goede weer- gestaag. Maar hoe verder de bouw, hoe meer vragen. We besloten op enig moment bij de gemeente aan de bel te trekken. We dreigden het overzicht kwijt te raken. Vragen over stelposten, afwerkingstaat, meerwerk, oplevering, toegangscontrole etc. bleken voor ons als vereniging onduidelijk. Ook de gemeente zag de noodzaak voor zo’n tussentijds overleg in en op 12 mei 2009 vond dit overleg in goede harmonie plaats. Vele zaken werden doorgesproken en besproken waarna het weer voor een ieder duidelijk was waar wij als vereniging aan toe zouden zijn. Zeg maar een herijking van de eerdere afspraken. Inmiddels was ook de interieurcommissie aan de slag over de keukeninrichting, de bar, stoelen, tafels en wat er verder nog kwam kijken. Ook werd besloten om in overleg met andere gebruikers van het sportpark te onderzoeken of gezamenlijke inkoop van stroom, gas en water mogelijk was, of er één brouwerij kon worden gekozen en of het afval door een vaste leverancier kon worden afgevoerd. Helaas werd dit een moeizaam project en op enig moment hebben wij besloten om alleen verder te gaan. De interieurcommissie had inmiddels ook haar huiswerk gedaan en kwam met een tekening van de keuken en bar. Deze werden geaccordeerd en men kon hierna verder met de prijsonderhandeling. Belangrijk was het moment van oplevering. Na overleg met de gemeente werd afgesproken, dat 16 oktober 2009 het park overgedragen zou worden. Het “oude” complex zou dan 4 weken later ontruimd en verlaten moeten zijn. Al met al nog enkele maanden te gaan waardoor de druk werd verhoogd. Een aantal zaken moest nog worden geregeld. De sponsorcommissie was gelukkig al aan het werk gegaan om de bestaande en nieuwe sponsoren te benaderen, stoelen en tafels waren gekocht, het geluid was geregeld maar toch bleven er genoeg zaken over die aandacht vroegen. Maar ook toen bleek dat velen zich bleven inzetten.. Een groot aantal leden pakte hun verantwoording en de trein bleef rijden. Door een aantal aanpassingen en uitbreidingen bleek later, dat 16 oktober 2009 een datum was die niet haalbaar bleek.
 
De gemeente wilde graag dat ook de infrastructuur klaar zou zijn. In goed overleg hebben wij in een extra vergadering met de gemeente afgesproken, dat de oplevering van ons nieuwe tennispaviljoen op 6 november 2009 zou plaatsvinden. De vooroplevering is op 2 november 2009. De officiële opening stond gepland op 14 november 2009. In de week daaraan voorafgaand zou de verhuizing en inrichting kunnen plaatsvinden. In dezelfde vergadering werden de laatste openstaande vragen en zaken die nog open stonden afgetikt waarbij we eensgezind waren en opmerkten dat ondanks dat er wel eens wat ruis was op de lijn, een project was dat door onze vereniging, in samenspraak en samenwerking met de Gemeente Moerdijk en architect, tot tevredenheid is verlopen.
    
Bert Schreuders